Lohn- und Gehaltsabrechnung aus Aachen
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine wichtige Pflichtaufgabe für alle Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen. Gemäß § 108 der Gewerbeordnung sind Arbeitgeber zur Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen verpflichtet.
Allerdings ist die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung mit einem großen Zeitaufwand verbunden. Sie erfordert zudem umfangreiche Kenntnisse im Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht.
Um sich Freiräume für ihre Kernaufgaben zu verschaffen, beauftragen Unternehmen aus der Region Aachen unser erfahrenes Steuerbüro mit der Durchführung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung – kompetent, zuverlässig und kostengünstig.
Wir informieren Sie gerne ausführlich über unsere Dienstleistungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Sprechen Sie uns am besten gleich an und vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin!
In diesem Artikel informieren wir Sie über wichtige Fragen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Inhaltsverzeichnis
Lohnbuchhaltung: Was ist der Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden in der Lohnbuchhaltung, einem spezialisierten Teil der Buchhaltung eines Unternehmens erstellt.
- Gehalt ist ein monatlich gleichbleibend hoher Betrag, der an den Arbeitnehmer unabhängig von der konkret geleisteten Arbeitsstundenzahl ausgezahlt wird.
- Lohn wird nach tatsächlich geleisteter Stundenzahl berechnet und kann daher von Monat zu Monat variieren.
Entgeltabrechnung ist der Oberbegriff für Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Welche Aufgaben nimmt die Lohnbuchhaltung wahr?
Die Lohnbuchhaltung eines Unternehmens
- erstellt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen und führt die erforderlichen Buchungen durch,
- sorgt für die ordnungsgemäße Berechnung und fristgerechte Überweisung der Lohnsteuer an das Finanzamt und der Sozialabgaben an die Sozialversicherung,
- führt die sogenannten Lohnkonten und pflegt die Personalstammdaten,
- sorgt für die Einhaltung der gesetzlich verpflichtenden Meldepflichten gemäß Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV),
- sendet Beitragsnachweise für Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen der Arbeitnehmer,
- führt die Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt durch.
Tipp: Lassen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen unbedingt professionell erstellen!
Die fachgerechte Erstellung von Entgeltabrechnungen ist sehr zeitaufwendig und setzt umfangreiche Rechtskenntnisse sowie Erfahrungen auch mit speziellen arbeitsrechtlichen Fallkonstellationen voraus.
Beauftragen Sie daher einen erfahrenen Steuerberater mit der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ihres Unternehmens!
Damit stellen sie sicher, dass Ihre Entgeltabrechnungen schnell und fehlerfrei erstellt werden und stets das aktuell geltende Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht berücksichtigt wird. Zudem können Sie die zeitlichen Freiräume, die Ihnen unser Steuerbüro durch Anfertigung Ihrer Entgeltabrechnungen verschafft, unmittelbar für Ihre unternehmerischen Kernaufgaben verwenden.
Die Buchhaltung berücksichtigt bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- alle rechtlichen Anforderungen (Arbeitsrecht, Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht)
- die Besonderheiten der einzelnen Arbeitsverträge, zum Beispiel: besondere Regelungen für
- – tariflich oder außertariflich bezahlte Mitarbeiter,
- – befristete und unbefristete Arbeitsverträge,
- – Arbeitnehmer mit einem Minijob (450-Euro-Beschäftigung).
Was sind „Lohnkonten?“
In einem sogenannten Lohnkonto werden alle Datensätze (Stammdaten) zu einem einzelnen Mitarbeiter gespeichert.
Die Stammdaten eines Mitarbeiters dienen der Berechnung von Lohn oder Gehalt. Zu den Stammdaten zählen beispielsweise
- Name und Anschrift des Mitarbeiters,
- Zeitraum und Tag der Entgeltzahlung,
- steuerfrei gezahlte Leistungen und
- die sogenannten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELSTAM).
Zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELSTAM) gehören unter anderem
- die Lohnsteuerklasse,
- die Anzahl der Kinderfreibeträge und
- der Lohnsteuerfreibetrag.
Das Kirchensteuermerkmal gehört laut § 39 Absatz 4 Einkommensteuergesetz zwar nicht zu den ELSTAM, wird aber ergänzend zu diesen elektronisch gespeichert.
DEÜV: welche Meldepflichten müssen Unternehmen erfüllen?
Die „Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung“ (DEÜV) verpflichtet Arbeitgeber, insbesondere Daten zu Mitarbeitern aus folgenden Arbeitnehmergruppen an die Sozialversicherung zu melden:
- sozialversicherungspflichtige Beschäftigte,
- geringfügig Beschäftigte und
- Leiharbeitnehmer.
Zu melden sind insbesondere
- der Beginn und die Beendigung einer versicherungspflichtigen Beschäftigung, Berufsausbildung oder Altersteilzeit sowie geringfügiger Beschäftigungen
– innerhalb von sechs Wochen nach Beginn beziehungsweise Beendigung des jeweiligen Meldetatbestandes. - In einigen Branchen (zum Beispiel im Bau-, Gaststätten-, Beherbergungs-, Gebäudereinigungs- und Messebau-Gewerbe) muss die Meldung am Tag der Beschäftigungsaufnahme erfolgen.
- Eine sogenannte Unterbrechungsmeldung ist erforderlich, wenn eine Beschäftigung um mindestens einen Monat unterbrochen wird.
- Sondermeldungen erfolgen bei einmalig gezahlten Arbeitsentgelten.
- Zusätzlich ist eine Jahresmeldung bis zum 15. Februar des Folgejahres abzugeben.
Pflicht zur Erstellung von Beitragsnachweisen für die Krankenversicherung
Arbeitgeber sind verpflichtet, der Einzugsstelle für die Sozialversicherungsbeiträge (= die Krankenkasse des Arbeitnehmers) zwei Tage vor Beitragsfälligkeit einen sogenannten Beitragsnachweis zu übermitteln
(§ 28f Absatz 3 Satz 1 des Vierten Buches des Sozialgesetzbuches, SGB IV).
Die Sozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Arbeitstag eines Monats, in dem eine Beschäftigung ausgeübt wird, fällig (§ 23 Absatz 1 SGB IV).
Bei Monat für Monat gleichbleibenden Sozialversicherungsnachweisen kann der Arbeitgeber einen sogenannten Dauer-Beitragsnachweis einreichen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Lohnsteueranmeldung für das Finanzamt
Arbeitgeber sind verpflichtet, die fällige Lohnsteuer auf einem amtlichen Formular beim zuständigen Finanzamt anzumelden.
Die Anmeldefrist für die Lohnsteuer läuft grundsätzlich am zehnten Tag des Folgemonats ab.
Werden bestimmte Lohnsteuersummen nicht überschritten, so ist nur eine Lohnsteueranmeldung pro Quartal oder sogar nur einmal jährlich erforderlich:
- monatliche Anmeldung, falls die Lohnsteuer im Vorjahr 4.000 Euro überstieg,
- quartalsweise Anmeldung, falls die Lohnsteuer im Vorjahr über 1.080 Euro und nicht über 4.000 Euro lag,
- jährliche Anmeldung, falls die Vorjahres-Lohnsteuer höchstens 1.080 Euro umfasste.
Welche Frist gilt für die Abführung der Lohnsteuer?
Die für die Lohnsteuerabführung geltende Frist stimmt mit der Frist für die Lohnsteueranmeldung überein: bis zum zehnten Tag des Folgemonats muss der Arbeitgeber die Lohnsteuer an das Finanzamt abführen.
Empfehlenswert: Auslagerung der Lohnbuchhaltung an eine kompetente Steuerberaterkanzlei
Viele Unternehmen lagern ihre Lohn- und Gehaltsbuchhaltung an eine Steuerberaterkanzlei aus, die über das erforderliche Fachwissen und über umfangreiche Erfahrungen bei der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen verfügt.
Verpflichtung zur Erstellung von Entgeltabrechnungen
Arbeitgeber sind verpflichtet, jedem ihrer Mitarbeiter eine Entgeltabrechnung auszustellen (§ 108 Gewerbeordnung, GewO).
Die Entgeltabrechnung muss laut § 108 Absatz 1 GewO folgende Informationen enthalten:
- Abrechnungszeitraum,
- Zusammensetzung des Arbeitsentgelts,
- Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen und sonstigen Vergütungen,
- Art und Höhe von Abzügen,
- Abschlagszahlungen und
- Entgeltvorschüsse.
In welcher Schrittfolge werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt?
Eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung wird in vier Schritten erstellt.
1.) Ermittlung des Gesamtbruttos
Bei der Erstellung einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung wird zunächst das sogenannte Gesamtbrutto ermittelt.
Das Gesamtbrutto ergibt sich durch Addition von
- Bruttoentgelt (Bruttolohn oder Bruttogehalt),
- vermögenswirksamen Leistungen,
- Zulagen und Zuschlägen,
- geldwerten Vorteilen aus Sachbezügen sowie
- pauschal versteuerten Lohnbestandteilen.
2.) Berechnung der Lohnsteuer und Kirchensteuer
Die Lohnsteuer wird nicht auf das Gesamtbrutto, sondern auf das sogenannte Steuerbrutto berechnet.
Das Steuerbrutto wird wie folgt berechnet:
Gesamtbrutto
abzüglich Freibeträge, die als ELSTAM (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) eingetragen sind,
- abzüglich lohnsteuerfreie Entgeltbestandteile*)
- abzüglich eventuelle Altersentlastungsbeiträge,
- abzüglich eventuelle Versorgungsfreibeträge
= Steuerbrutto
*) Zu den lohnsteuerfreien Entgeltbestandteilen zählen zum Beispiel
• Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge (bis zu bestimmten Obergrenzen), - betriebliche Zuschüsse zum Beispiel zu Kindergarten und Betriebsveranstaltungen sowie Warengutscheine,
- Arbeitgeberzuschüsse zu privater Kranken- und Pflegeversicherung.
Auf der Grundlage des ermittelten Steuerbruttos (steuerpflichtiges Entgelt) werden nun
(unter Berücksichtigung der ELSTAM-Besteuerungsmerkmale)
- Lohnsteuer,
- Kirchensteuer und
- Solidaritätszuschlag
aus der aktuell geltenden Lohnsteuertabelle abgelesen.
3.) Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge
Zu den Sozialversicherungsbeiträgen gehören die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
Zwar gibt es in der Sozialversicherung keine Freibeträge, doch werden die Beiträge zur jeweiligen Versicherung nur auf Entgeltbestandteile bis zur sogenannten Beitragsbemessungsgrenze erhoben. Oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze befindliche Lohn- oder Gehaltsbestandteile bleiben daher sozialversicherungsfrei.
Arbeitnehmer und Arbeitgeber tragen jeweils die Hälfte der für die jeweilige Versicherung anfallenden Beiträge.
Ausnahme: der von Krankenkassen erhobene Zusatzbeitrag und der in der Pflegeversicherung berechnete Beitragszuschlag für kinderlose Personen ist von den Arbeitnehmern zu entrichten.
4.) Ermittlung von Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag
Um das Nettoentgelt zu ermitteln, werden nun vom Bruttogehalt
die berechneten Steuern und Sozialabgaben subtrahiert.
Der Auszahlungsbetrag weicht aber häufig vom Nettoentgelt ab. Der Auszahlungsbetrag ergibt sich wie folgt:
Nettoentgelt (Nettolohn oder Nettogehalt)
zuzüglich
– Beitragszuschuss (bei privater Kranken- und Pflegeversicherung)
– eventuell beitrags- und steuerfreie Reisekosten
abzüglich
– vermögenswirksame Anlagen,
– geldwerte Vorteile (bei Sachbezügen),
– eventuelle Lohn- oder Gehaltsvorschüsse,
– Lohn- oder Gehaltspfändungen
= Auszahlungsbetrag.
Was bedeutet „vorbereitende Lohnbuchhaltung“?
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung umfasst alle Tätigkeiten, die der Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung vorausgehen und die für eine ordnungsgemäße Entgeltabrechnung unerlässlich sind.
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung stellt zum Beispiel folgende Daten und Unterlagen zusammen:
- Krankheitstage
- Änderungen von Adressen, Bankverbindungen und Krankenkassen-Zugehörigkeit,
- im Zusammenhang mit Mitarbeiter-Einstellungen: Personalbögen, die alle Informationen enthalten, die für die Anmeldung zum Beispiel bei Versicherungen und Sozialkassen erforderlich sind,
- nach erfolgter Einstellung: Arbeitsverträge sowie
- Entgeltanpassungen und andere Änderungen von Arbeitsverträgen.
Wichtiger Hinweis!
Unser Steuerbüro benötigt die von Ihnen im Rahmen einer vorbereitenden Lohnbuchhaltung zusammengestellten Informationen und Daten, um die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter korrekt erstellen zu können.
Unser Steuerbüro erstellt Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen professionell und effizient.
Die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist zeitaufwendig und erfordert umfangreiche Fachkenntnisse.
Unsere erfahrenes Steuerbüro erstellt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihr Unternehmen professionell und effizient.
- Wir sorgen für fehlerfreie Entgeltabrechnungen – stets unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtslage im Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht.
- Wir verschaffen Ihnen Freiräume, die Sie zur Stärkung Ihrer Kernaufgaben nutzen können.
Sprechen Sie uns zeitnah an. Wir informieren Sie gerne über die Möglichkeiten einer Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch unser Steuerbüro.
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